Planım neden ilk zorlukta dağılıyor?

Geçenlerde kendi haftamı gözden geçirirken fark ettim ki, en iyi planlarım genelde en kırılgan olanlar. Sabah 6:45'de HIIT antremanı , öğleden sonra belirli bir saatte rapor, akşam belirli bir saatte okuma — hepsi kağıt üzerinde mükemmel görünüyor, ta ki bir toplantı uzayıp her şeyi bir saat geriye itene kadar. O noktada tüm gün bir domino taşı gibi yıkılıyor. Planlarımdan sapınca da kendime öfkeleniyorum.

Bunun bir ismi olduğunu öğrenince biraz rahatladım: planlama yanılgısı (planning fallacy). Klasik bir araştırmaya göre, tezlerini bitirmesi gereken öğrencilerin sadece %30'u kendi koydukları tarihe uyabilmiş. Ortalama tahminleri 34 gündü, gerçekte 56 gün sürmüş. En kötü senaryo tahminleri bile bir hafta kısa kalmış. Yani sorun sadece benim zaman yönetimimde değil — insan beyni gelecekteki işleri sistematik olarak hafife alıyor.

Optimize edilmiş sistemler neden kırılgan

2021'de Süveyş Kanalı'na sıkışan bir konteyner gemisi, küresel ekonomiye tahminen 60 milyar dolar maliyet çıkarmıştı. O sistem dakikasına kadar optimize edilmişti; hiçbir şeyin ters gitmesine izin verecek bir boşluk yoktu. Çoğumuz günlerimizi de aynı mantıkla kuruyoruz: her dakikayı bir işe atıyoruz, hiçbir yere nefes alacak pay bırakmıyoruz. Sonuç, bir şey kaydığında bütün günün çökmesi.

Burada işe yarayan fikir, zaman kutulama (timeboxing) ile birleştiğinde gerçekten güçleniyor: planı tek bir "tam versiyon" olarak değil, "tam versiyon" ve "küçültülmüş versiyon" olarak ikili kurmak. Mesela "iş 18:00'deki antrenmanıma taşarsa, evde 10 dakika yaparım" demek gibi. Plan A çöktüğünde seçim genelde "ya hep ya da hiç" gibi görünür — ama bu seçimi biz icat ediyoruz, ve çoğu zaman "hiç" ile bitiyor. Küçük versiyonu önceden belirlemek, kötü bir günün sistemi kırmak yerine onu sadece bükmesini sağlıyor. (Zaman kutulama ile ilgili yazıma buradan ulaşabilirsiniz )

Dört B Çerçevesi

“How to Be Good at Life" kitabının yazarı Ben Meer'in 4B isimli bir çerçevesi var bu durumla ilgili. Planların en zorlu günlerde de ayakta kalmasını sağlayan dört unsur — Buffer (tampon), Barrier (engel), Backup (yedek) ve Beacon (işaret fişeği). Mantık şu: haftanı önceden gözden geçirip nerede kırılacağını tahmin ediyorsun — sıkışık bir öğleden sonra, bildiğin bir dikkat dağıtıcı, bir toplantı uzadığında çöken bir rutin — ve o noktaya önceden bir B ekliyorsun.

Bunu kendi haftama uyguladığımda işe yarayan yaklaşım şöyle oldu:

Tampon (Buffer): İki toplantı arasına, ya da işten eve geçişe, kasıtlı bir boş alan bırakmak. Bu alan "hiçbir şey yapmama" alanı değil, taşmaları emecek alan. Özellikle online toplantıları 1 saat değil 45-50 dakika olarak gönderiyorum ki 10-15 dakika kafamı toparlama zamanı kalsın. Ya da bir toplantıya gidiyorsam trafikte geçireceğim tahmini süreyi de takvime yazıyorum ki, mesai arkadaşlarımdan birisi orayı boş görüp bana online toplantı daveti atmasın 😄

Engel (Barrier): Dikkatimi dağıtacak şeyin önüne küçük bir sürtünme koymak — telefonu başka bir odaya bırakmak, belirli bir saate kadar bildirimleri kapatmak, Odak modlarını kullanmak gibi. (Iphone’un odak modlarını daha etkin kullanma ile ilgili bir eğitim oluşturuyorum. Coming soon 😊)

Yedek (Backup): Plan A çökerse devreye girecek, önceden kararlaştırılmış küçük versiyon. Spor örneğindeki 10 dakikalık ev antrenmanı gibi.

İşaret fişeği (Beacon): Güne veya haftaya demir atacak sabit bir nokta — her şey dağılsa da vazgeçmeyeceğin tek bir sabit alışkanlık.

Haftanın en kırılgan noktası nerede?

Bence bu çerçevenin asıl değeri, bizi "daha disiplinli ol" gibi soyut bir tavsiyeden kurtarıp çok spesifik bir soruya yöneltmesi: önümüzdeki haftaya bakıp, "burası kırılacak" dediğim nokta tam olarak nerede? Benim için genelde öğleden sonraki uzun toplantı blokları ve onun hemen sonrasına denk gelen iş. O noktaya bir yedek planı önceden koymak, o anda karar vermekten çok daha kolay.

Planlama yanılgısının bize öğrettiği şey de bu: işlerin ne kadar süreceğini tahmin etmekte hepimiz kötüyüz, ama nerede sıkışacağımızı tahmin etmekte şaşırtıcı derecede iyiyiz. Asıl mesele, o tahmini bir öngörüye değil, önceden hazırlanmış bir tepkiye dönüştürmek.

Bu hafta kendi takvimime bakıp en zayıf noktayı işaretleyeceğim ve oraya bir B ekleyeceğim. Sizin haftanız nerede kırılıyor?

Bağlantıda kalalım mı?🔗

HakkıMda

selim@selveroglu.net

© 2024. All rights reserved.

Gizlilik Politikası

Üretkenlik tutkusuyla dolu, deneyimli bir eğitmen ve Faniler İçin Zaman Yaratma Rehberi ile Etkileyici Sunumlar Atölyesi gibi popüler kursların yaratıcısıyım.

Hem bireylerin hem de organizasyonların iş akışlarını optimize etmelerine, zamanlarını etkili bir şekilde yönetmelerine ve hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için pratik ve uygulanabilir stratejiler sunuyorum.